Pendelegasian dalam proyek

Hampir semua posting di blog ini rata-rata sharing pengetahuan atau pengalaman tapi bukan curhat, tapi kalo mau jujur beberapa posting dibuat karena ada momen (trigger) tertentu misalnya kekecewaan. Posting kali ini juga ditrigger oleh sebuah konflik dalam sebuah proyek tapi saya tentu saja tidak mau curhat perasaan tapi ingin curhat pikiran menurut pandangan saya tentunya.

Konflik dalam sebuah proyek hal yang biasa dan semua orang yang terlibat dalam proyek tersebut haruslah dapat memanajemen konflik tersebut sehingga tidak menjadi sesuatu yang mengganggu proyek tetapi justru memberikan solusi.

Kadang kala konflik dalam sebuah proyek dimulai dari sesuatu yang tidak diprediksi sebelumnya. Tidak diprediksi sebelumnya bisa berarti tidak ada dalam dokumentasi, belum pernah dibicarakan baik di meeting, di email maupun dalam orbrolan informal, atau tidak ada di project planning. Sebagai contoh adalah adanya sesuatu kerjaan tidak didefinisikan. Pendefinisian pekerjaan (scope of work) memang sebaiknya cukup detail dan mencakup atribut-atribut perkerjaan tersebut misalnya waktu, orang yang akan melakukannya (Person in charge/PIC), dan lain-lain. Definisi pekerjaan tersebut haruslah terinformasikan ke setiap orang yang terkait. Adalah tugas seorang manajer proyek untuk dapat menginformasikan scope of work ke orang-orang yang terlibat dalam pekerjaan itu.

Fungsi manajemen dari seorang manajemen proyek memang dapat diartikan luas. Kadangkala seorang manajer proyek hanya fokus pada planning, costing, meeting dan monitoring. Mereka lupa bahwa me-manage berarti juga berarti melakukan fungsi manajemen sumber daya (resource). Manajemen sumber daya pada sebuah proyek bukanlah sekedar melakukan pendelegasian (assignment) tugas kepada seseorang seperti yang tertera dalam dokumen planning. Manajemen sumber daya berarti me-manage orang dan bisa jadi mendelegasikan tugas manajemen ke orang lain. Jadi fungsi manajemen sumber daya dalam sebuah proyek bisa jadi bukan hanya dipegang oleh manajer proyek saja, apalagi dalam sebuah proyek yang besar yang melibatkan cukup banyak orang.

Pendelegasian tugas manajemen ke orang lain ini sangat perlu didefinisikan dan juga dikomunikasikan. Yang penting dalam pendelegasian adalah bagaimana kita mendelegasikan tanpa kehilangan kontrol dan tetap menjaga accountability. Oleh karena itu seorang manajer proyek perlu mendefinisikan tanggung jawab utamanya kemudian mendelegasikan pekerjaan ataupun fungsi-fungsi manajemen lainnya ke tim proyek. Pendelegasian tidak semudah kelihatannya, banyak aspek yang perlu kita perhatikan seperti menentukan orang yang tepat untuk didelegasikan, memahami karakter orang yang mendapat delegasi, menginformasikan dengan jelas apa yang didelegasikan, memonitor (track) progress dan lain-lain. Beberapa posting dari pmhut.com ini tentang delegation cukup menarik untuk dipelajari.

Dengan pendelegasian yang baik akan menghindari konflik dalam proyek dan hasil akhirnya adalah proyek yang berjalan sukses.